Desde el pasado 5 de octubre, las empresas de transporte de viajeros por carretera deben gestionar electrónicamente las hojas de ruta de los servicios para los que este documento ya era exigible. La nueva obligación afecta especialmente al transporte discrecional y turístico, incluidos los servicios discrecionales prestados como refuerzo de líneas regulares o en colaboración con transportes escolares y laborales. ANETRA recuerda las exenciones previstas y los requisitos que deben cumplir los operadores.

La Asociación Nacional de Empresarios de Transportes en Autocares (ANETRA) recuerda a las empresas del sector que desde el pasado 5 de octubre de 2026 es obligatorio utilizar la hoja de ruta en formato electrónico en aquellos servicios de transporte de viajeros por carretera para los que este documento resulta exigible, de acuerdo con la normativa vigente y la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, que regula las características técnicas de los documentos electrónicos de control administrativo (DeCA).

Recuerda también que la asociación ha llegado a un acuerdo con ALFA NORDIC, empresa especializada en servicios y soluciones tecnológicas dirigidas al sector del transporte, que combina herramientas de gestión con asesoramiento técnico y jurídico especializado, para facilitar a sus empresas asociadas el cumplimiento de esta nueva obligación.  

La medida supone un nuevo paso en la digitalización de la actividad del transporte de viajeros por carretera. La tradicional hoja de ruta, que permite identificar y documentar los servicios realizados por las empresas transportistas, debe generarse ahora mediante aplicaciones informáticas que garanticen su integridad, disponibilidad y consulta por parte de los servicios de inspección.

ANETRA recuerda que la nueva regulación no amplía los servicios obligados a disponer de hoja de ruta, sino que modifica el soporte y las condiciones técnicas en las que debe generarse, presentarse y conservarse. Por ello, considera importante que las empresas conozcan las diferencias entre las distintas modalidades de transporte y las exenciones contempladas en la normativa.

¿Qué servicios deben utilizar la hoja electrónica de ruta?

De acuerdo con la Orden FOM/1230/2013, de 31 de mayo, la obligación de disponer de hoja de ruta afecta a cuatro modalidades de transporte de viajeros:

• Servicios discrecionales: desplazamientos contratados para excursiones, viajes organizados, eventos, congresos, actividades culturales, deportivas y otras necesidades de movilidad ocasional.
• Servicios discrecionales prestados como refuerzo de un servicio regular de uso general: cuando una empresa realiza expediciones de refuerzo de una línea regular mediante un servicio discrecional. En estos casos debe identificarse el servicio regular al que se presta el refuerzo.
• Servicios discrecionales prestados en colaboración con un transporte regular de uso especial: cuando una empresa realiza servicios en colaboración con el transporte escolar, de trabajadores u otros servicios regulares de uso especial. En estos supuestos debe identificarse el transporte en cuya prestación se colabora.
• Servicios turísticos: aquellos sujetos a la obligación de disponer de hoja de ruta conforme a la normativa aplicable.

Esta clasificación resulta especialmente relevante para las empresas que realizan transporte escolar, laboral o servicios de refuerzo de líneas regulares, ya que no todos los vehículos que participan en estas actividades están obligados a llevar hoja de ruta.

En el caso del transporte regular de uso general, están exentos los vehículos expresamente adscritos al servicio mientras realizan las expediciones correspondientes. Sin embargo, los autocares que prestan servicios discrecionales de refuerzo sí deben disponer de la correspondiente hoja de ruta electrónica.

De igual manera, en el transporte regular de uso especial, como el escolar o el de trabajadores, están exentos los vehículos de los que dispongan en nombre propio las empresas titulares de las correspondientes autorizaciones, mientras realizan las expediciones contempladas en ellas. Por el contrario, cuando una empresa presta un servicio discrecional en colaboración con ese transporte regular de uso especial, debe disponer de hoja de ruta.

ANETRA subraya que la distinción fundamental no depende únicamente de que el vehículo realice un transporte escolar, laboral o regular, sino de la modalidad jurídica en la que se presta el servicio y de las condiciones de la correspondiente autorización.

¿Cómo debe ser la nueva hoja electrónica de ruta?

La normativa establece una serie de requisitos técnicos que deben cumplir tanto las aplicaciones informáticas utilizadas por las empresas como los documentos electrónicos que generan.

En primer lugar, la hoja de ruta debe generarse en formato PDF, con un tamaño máximo de 5 MB, a partir de datos digitales estructurados. No resulta válido, por tanto, escanear una hoja de ruta en papel y guardar la imagen como PDF para sustituir el procedimiento de generación electrónica.

Además, el documento debe incorporar un código QR que permita acceder mediante una dirección web única al fichero electrónico correspondiente. Este sistema facilita que los agentes de inspección puedan comprobar su contenido y verificar la documentación asociada al servicio.

Las aplicaciones informáticas utilizadas deberán permitir la generación y consulta de los documentos, así como su puesta a disposición de los servicios de inspección conforme a los requisitos establecidos.

La hoja electrónica de ruta debe generarse antes del inicio efectivo del servicio. No obstante, esto no significa que el conductor esté obligado a llevar un teléfono móvil o dispositivo electrónico para mostrarla.

La normativa permite que el conductor disponga de una copia impresa del documento electrónico, con su correspondiente código QR, o que lo presente mediante un dispositivo electrónico. También contempla la posibilidad de mostrar directamente el código QR para facilitar su comprobación por los servicios de inspección.

Por tanto, aunque el documento debe generarse electrónicamente, su presentación durante una inspección puede realizarse mediante una copia en papel que incorpore el código QR correspondiente.

La normativa también contempla la posibilidad de agrupar varios servicios en un mismo documento electrónico, siempre que se identifiquen adecuadamente los datos correspondientes a cada uno de ellos. Entre estos figuran el origen, el destino, la fecha y la naturaleza del servicio, así como la identificación del conductor y del vehículo cuando sean diferentes.

Esta posibilidad puede resultar especialmente útil para aquellas empresas que realizan varias expediciones a lo largo de una jornada, al permitir organizar la documentación de forma más eficiente sin necesidad de generar necesariamente un fichero independiente para cada servicio.

Otro aspecto importante es que la firma electrónica no constituye un requisito obligatorio para la validez de la hoja de ruta. No obstante, cuando el documento se utilice también con fines contractuales y deba firmarse, serán aplicables los requisitos de firma electrónica previstos en la resolución.

Las empresas deben conservar los documentos durante un año

La normativa mantiene la obligación de conservar las hojas de ruta correspondientes a los servicios realizados durante un año contado desde la fecha de su realización, a disposición de los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre.

Las empresas deberán disponer, por tanto, de sistemas que permitan almacenar y recuperar los documentos electrónicos generados, garantizando su disponibilidad ante posibles requerimientos de la inspección.

La implantación de este sistema obliga a revisar algunos procedimientos internos, especialmente en aquellas empresas que hasta ahora utilizaban exclusivamente documentación en papel.

Entre las cuestiones que deben tener en cuenta los operadores figuran la elección de una aplicación informática adaptada a los requisitos legales, la formación del personal administrativo y de conducción, la correcta identificación de los servicios, la generación de los documentos antes de iniciar cada servicio y la organización de los archivos electrónicos.

La digitalización también puede ofrecer oportunidades para simplificar tareas administrativas, reducir el uso de papel y mejorar la trazabilidad de los servicios, especialmente en empresas que realizan numerosas expediciones discrecionales.

Un cambio que exige adaptación tecnológica y organizativa

Para ANETRA, la entrada en vigor de la hoja electrónica de ruta representa un cambio significativo en la gestión cotidiana de las empresas de autocares, especialmente para las pequeñas y medianas compañías que constituyen una parte esencial del tejido empresarial del sector.

La asociación considera importante que los operadores conozcan con precisión el alcance de la nueva obligación, identifiquen los servicios afectados y comprueben que las soluciones informáticas que utilizan cumplen los requisitos establecidos por la Administración.

Asimismo, recuerda que la implantación de este sistema debe tener en cuenta las particularidades operativas de las empresas de transporte discrecional, que con frecuencia realizan servicios de distinta naturaleza, con diferentes vehículos, conductores, itinerarios y horarios.

En este sentido, ANETRA considera que la digitalización de los procedimientos administrativos debe contribuir a facilitar la actividad empresarial, mejorar la gestión documental y simplificar las tareas de control, evitando que la adaptación tecnológica se traduzca en una complejidad añadida para los operadores de menor dimensión.

La asociación recomienda a las empresas revisar sus procedimientos de gestión de hojas de ruta y asegurarse de que tanto el personal administrativo como los conductores conocen las nuevas condiciones de generación, presentación y conservación de los documentos electrónicos.